La gestion électronique de documents (GED) et la production de documents numériques prenant appui sur un langage spécialisé comme XML (eXtensible Markup Language) sont inscrits dans le programme de terminale STG « communication et gestion des ressources humaines ». Si l’organisation, la structuration et la gestion performante des documents électroniques, permettant de multiples canaux de diffusion, sont reconnues comme facteur de performance d'une organisation, leurs mises en oeuvre, souvent complexes ou nécessitant outils et infrastructures adaptés, posent la question de la transposition de ces techniques dans nos enseignements.

L’intention de cet article n’est pas de décrire les possibilités de ces nouvelles organisations, d'autres auteurs[1] les ont résumées , mais, au travers d’exemples, il s’agit de préciser le rôle des acteurs de l’entreprise : informaticiens, responsables de la mise en oeuvre de la GED et employés. Les tâches et les étapes d’élaboration de documents structurés doivent permettre d'illustrer les notions[2] et mettre en œuvre les outils[3] à exploiter avec des lycéens de terminale STG CGRH, l’objectif étant la réalisation d'un document XML dont la structure et le style sont fournis, sans avoir recours à la programmation.

Nous présenterons, tout d’abord XML comme réponse à différents problèmes organisationnels. Ensuite, en s’appuyant sur les étapes de production d’un document électronique basé sur ce langage, nous préciserons les compétences et le rôle des différents acteurs d’une organisation.

1. Contraintes des organisations et réponses d'XML
• Produire des contenus respectant la charte graphique de l’organisation, quelque soit le canal de diffusion (Web, catalogue papier, messagerie…).

- La modification d’une feuille de style permet de changer le logo ou la charte graphique d’un canal de publication.
- La création de feuilles de style par canal de publication, permet de séparer le contenu de la mise en page. Pour un contenu identique, il y a autant de feuilles de style que de canal de publication (papier ou site web).

• Echanger des contenus normalisés et « légers » entre employés et les enrichir à distance.

- Comme le HTML, le langage Xml utilise des balises, que l'on appelle « élément ». Contrairement au HTML, la signification des éléments n'est pas standardisée : deux interlocuteurs doivent donc se mettent d'accord sur leurs noms et leurs contenus.
- Les documents générés sont très légers : une production utilisant des fichiers Xml pèsera bien moins que son équivalent présenté avec un traitement de texte.

• Réduire les coûts de formation de logiciels

- Les logiciels de traitement de l’information sont complexes. Pour produire une publication électronique, l'employé n'a pas besoin de connaître les techniques de mise en page, il suffit de saisir les informations entre les balises d’un fichier Xml ou d'une base de données.

• Centraliser la documentation et accéder rapidement aux archives.

- La complémentarité des techniques de GED et de structuration Xml permet une indexation et une recherche de documents performantes. Cette normalisation de structures et de balises ne s'arrête pas à l'organisation mais s'étend au niveau mondial dans certains domaines.

2. XML et les fichiers nécessaires à la production de documents

Publier en séparant le fond de la forme permet de décomposer une production en plusieurs fichiers. Par la suite, la combinaison de ces fichiers sera adaptée au canal de diffusion voulu.

• Pour produire un document XML, un employé doit disposer tout d’abord du schéma XML (ou des règles de structures définies dans un fichier .DTD) correspondant à la structure du document, c’est à dire de l’ensemble des éléments (balises) qu’il aura à compléter. Ce type de fichier a pour extension .XSD (Xml Schema Description). L’élaboration du fichier XSD, correspondant à la norme d’utilisation interne de l’entreprise ou en référence à des normes internationales[4] , est, en général, du ressort du secteur informatique. Les items permettant de constituer ce fichier sont, en général, du ressort du responsable de la GED.

• Les éléments décrits dans le schéma (voir ci-dessus), complétés avec des informations, produisent un fichier ayant pour extension .XML (eXtensible Markup Language). Il est important que ces types de fichiers (.xsd et .xml) soit bien formés[5].

• Le fichier XML généré à l'étape précédente est composé d'informations structurées. Il ne reste plus qu'à l'associer à des fichiers permettant la présentation de ces contenus en fonction du canal de diffusion. C'est le rôle du fichier de publication XSLT (eXtensible Stylesheet Language Transformation), fichier dont l'extension est .XSL. Ce fichier de présentation peut être associé à une feuille de style (extension .CSS)

Volontairement nous nous sommes limités aux fichiers que les lycéens peuvent manipuler dans le cadre d’une production XML, avec leurs outils bureautiques habituels.

3. XML et sa mise en oeuvre dans une classe de « communication et gestion de ressources humaines »

Nous l'avons vu précédemment, produire un document respectant la structuration XML, signifie que nos élèves soient en présence de trois types de fichiers : le schéma (XSD), le contenu (XML) et la présentation (XSL et CSS).

Pour illustrer la notion « Production et enrichissement de documents et langages de définition et de présentation de documents électroniques », quelles productions pouvons-nous mettre en oeuvre avec nos élèves, avec quels outils bureautiques ?

• Le schéma XSD.
véritable plan du document adapté à l’organisation documentaire de l'entreprise est, comme nous l'avons écrit plus haut, du ressort du responsable GED. Néanmoins, réfléchir avec nos élèves sur la structure d'une communication écrite est une pratique courante. La transposition de cette structure permettant de créer un schéma composé de balises, peut se faire avec Access 2003 ou des gratuiciels dédiés comme XMLSpy home édition. Il est à noter que XML note pad, même s’il ne produit pas de document . XSD, permet également une bonne représentation d’une structure.

Sauvegarde d’une table en XSD avec Access 2003.

• Le contenu XML.
Dégagé pour l’instant de tous styles de présentation, ce fichier contient des informations que l’on doit saisir entre les éléments du schéma XSD. Nous sommes là dans le coeur des notions que nos élèves doivent mettre en oeuvre. Ils doivent être capables de récupérer n'importe quel contenu dans une base de données, dans un texte brut, ou tout simplement avoir produit de nouvelles informations pour les adapter dans un schéma XSD pré-défini. Word 2003 permet d’afficher les balises du schéma XSD et de les appliquer aux parties du texte concernées. XML notepad, gratuiciel, permet de construire directement des fichiers XML en mélangeant le schéma et le contenu.

Xml et Xsd sous Word 2003

Fichier Xml avec XmlNotePad

• La mise en page XSL et/ou CSS.
Le responsable de la documentation de l’entreprise est en général le créateur des différentes mises en page et le graphiste créateur de la charte graphique de l’entreprise. Ces styles sont destinés à être appliqués aux fichiers XML, pour adapter les contenus aux différentes présentations et canaux de communication. Il est difficile de créer directement ces styles. Par contre, suivant la même démarche d'association d'un schéma XSD à un contenu XML, nous pouvons associer un fichier XSL ou une feuille de style CSS déjà construits. Le résultat correspond à un nouveau fichier de type Traitement de texte, Pdf, Html...
Nos élèves peuvent également partir d'un texte présenté et mis en page avec un traitement de texte, lui associer des balises XML provenant d'un schéma XSD, et sauvegarder ainsi un type de présentation XSL qui peut servir de modèle au responsable de la GED de l'entreprise. Ces fichiers XSL peuvent être créés avec Access ou Word 2003.

Ces différentes étapes seront illustrées par un exemple de gestion des Curricula Vitae dans une entreprise mettant en oeuvre dans un premier temps Office 2003, puis des suites gratuites.
Structurer un document électronique ne sert pas simplement à mettre en page des informations, mais permet de les normaliser pour une gestion des documents efficace (recherche et archivage) au niveau de l'entreprise et au niveau international.
(http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/normes/introduction.htm) .